而与此同时，盖茨将关注重点放在了规划微软长期技术策略上面。比如，他指导三位年纪稍轻的经理人如何为微软进军商业通讯软件作准备。这项工作后来作为“整合通讯”中一项重要的全新业务而被推出，所谓“整合通讯”，就是将电子邮件、语音邮件和其他商业通讯整合在一起。
知情者透露，2003年，盖茨让鲍尔默领导了收购德国软件制造商SAPAG的秘密谈判，而他则负责处理双方在技术规划方面的事宜，并提出了与微软董事长身份相称的指导意见。（微软最终没有收购这家公司。）
微软还开始为盖茨的最终离任作铺垫。2005年3月，微软通过收购GrooveNetworksInc.将这家公司的创始人──软件业先锋雷•奥兹(RayOzzie)──带入公司，并将他塑造为盖茨之外的技术领袖。盖茨曾表示，享有LotusNotes信息共享软件之父盛名的奥兹是“宇宙中最优秀的五位程序员之一。”
2006年初，盖茨和鲍尔默都接受了各自的新角色，也就是在那时，盖茨决定两年后结束在微软的日常工作。
鲍尔默关心的一个问题是，如何留住盖茨在公司里技术先行者的角色。寻找启发的鲍尔默翻开了大学时读过的一本德国社会学家马克斯•韦伯(MaxWeber)的书，这本书讲述的是组织机构在“超凡领袖”缺失的情况下该如何应对。
微软高管们说，2006年3月28日，鲍尔默在西雅图附近的圣璜群岛(SanJuanIslands)向微软董事会讲述了书中的内容。韦伯在100多年前写道，公司留住离任领导者感召力的一个方法就是让这个领导者来选择自己的继承人。
盖茨正是这样做的。2006年6月，他选择了两个人接任自己技术领袖的身份：一个是作为盖茨主要技术顾问之一的克雷格•蒙迪(CraigMundie)，还有就是前面提到的程序员奥兹。
盖茨在宣布这一决定时说，“世界将太多的注意力集中到了我的身上。”之后，他给两位继任者留下一些施展空间，盖茨休了七个星期的假，中间还去了非洲。
在那时的一次采访中，鲍尔默将他和盖茨的关系比作兄弟之情。他说，“我想，兄弟之间经常吵架，不过不管怎样，他们仍然是手足，仍然亲密无间。我想比尔和我已经弄明白该怎么做了。”
进入2008年，权力交接已成定局的根据就是微软对雅虎的收购努力。收购雅虎公司将帮助微软扩大在线广告业务，并构建起个人电脑软件的在线版本──这也是已在2001年破产的NetDocs项目希望达成的目标。这本来是很少进行大手笔收购交易的微软迄今为止最大的一笔收购案，不过近500亿美元现金加股票的价码也意味着风险依然存在。
盖茨基本没有参与此事，并表示，交易背后的那个人是鲍尔默，而负责两家公司技术合并工作的则是奥兹。一些了解微软内情的人说，一向支持微软依靠自己的力量打天下的盖茨并不是这笔交易的主要推动者。不管怎样，
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